W firmowych aktach nie brakuje dokumentów, zawierających dane osobowe. Mogą to być dane naszych pracowników, klientów i partnerów. To wrażliwe informacje. Jeśli wpadną w niepowołane ręce, mogą przysporzyć właścicielowi lub właścicielce danych sporo problemów. Konsekwencje nieprawidłowej ochrony takich informacji odczuje także nasze przedsiębiorstwo.
Niszczenie akt – co ci grozi, jeśli nie zrobisz tego prawidłowo?
Obecnie dużo mówi się o bezpieczeństwie informacji – o RODO słyszał właściwie każdy. Jeśli okaże się, że nasza firma nie jest w stanie zatroszczyć się o fachowe niszczenie akt i w ten sposób naraża dobro swoich klientów, nikt nie będzie chciał z nami współpracować. Trudno wyobrazić sobie strategię działań, która byłaby w stanie odwrócić takie straty wizerunkowe.
Jeśli przez nasze zaniedbania doprowadzimy do wycieków danych osobowych, będziemy musieli liczyć się z odpowiedzialnością prawną. Kary grzywny za złamanie RODO mogą być naprawdę dotkliwe. Jak więc niszczyć dokumenty z danymi osobowymi, by uniknąć takich nieprzyjemnych sytuacji, zagrażających naszemu biznesowi?
Niszczenie dokumentacji – jak powinno wyglądać dbanie o bezpieczeństwo informacji?
Żeby ocenić, czy rzeczywiście jesteśmy w stanie zorganizować bezpieczną utylizację, musimy przeanalizować nasze ograniczenia. Mogą być powiązane z:
- brakiem dostępu do nowoczesnej technologii;
- wysokim zagrożeniem odzyskania danych (np. używanie niszczarki i niezamykane śmietniki);
- ograniczeniami czasowymi (samodzielne niszczenie dokumentów wymaga bowiem poświęcenia czasu pracowników).
Zatroszczenie się o każdy aspekt bezpieczeństwa często jest po prostu niemożliwe lub wymaga naprawdę sporych inwestycji. Niszczenie dokumentów możemy także przeprowadzić z pomocą zewnętrznej firmy, takiej jak Ekoakta.
Co daje niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe z profesjonalną pomocą?
Wykwalifikowani specjaliści dysponują technologią, o której firmy działające w innych branżach mogą tylko pomarzyć. Mowa o specjalnych instalacjach niszczących. W odróżnieniu od tradycyjnych niszczarek w bardzo wysokim stopniu przetwarzają papier oraz inne nośniki informacji.
Niektóre firmy, dysponujące danymi osobowymi są prawnie zobowiązane do utylizacji akt w swojej siedzibie. Z myślą m.in. o takich klientach powstało mobilne niszczenie dokumentów. Usługa pozwala przeprowadzić wstępne niszczenie w siedzibie odbiorcy. Dokładnie ma to miejsce w specjalnym pojeździe, w którym znajduje się instalacja niszcząca. Auto podjeżdża pod biuro, a następnie (w ewentualnej obecności przedstawiciela firmy klienta) przeprowadza się utylizację. Następnie tak przetworzony papier trafia do dalszej obróbki, już w obiekcie należącym do usługodawcy.
Troska o ochronę danych osobowych powinna być traktowana przez każdego przedsiębiorcę priorytetowo. Dzięki profesjonalnej pomocy może całkowicie wykluczyć ryzyko przedostania się tych cennych informacji na zewnątrz i tym samym zadbać o swój wizerunek oraz o brak problemów z prawem.
