Jak zatroszczyć się o bezpieczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej, księgowej i innych akt, które naturalnie w coraz większych ilościach zapełniają firmowe regały? Poniżej przyglądamy się tej kwestii, biorąc pod uwagę wymogi prawne.
Przechowywanie dokumentów – na co trzeba zwrócić uwagę?
Jedną z istotnych kwestii jest zadbanie o to, żeby akta były przechowywane w odpowiednich warunkach. Ekspozycja na słońce albo na wilgoć można znacznie przyspieszyć proces niszczenia dokumentów. Profesjonalni usługodawcy, oferujący przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum, troszczą się o to, żeby w obiekcie panowały optymalne warunki. Są one dopasowywane do rodzaju nośnika informacji i różnią się w zależności od tego, czy mamy do czynienia z aktami papierowymi, czy przechowywanymi na elektronicznych dyskach.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów to również zatroszczenie się o zabezpieczenia. W każdym przedsiębiorstwie należy przeprowadzić analizę ryzyka i na jej podstawie określić, czy firma jest w stanie na własną rękę zapewnić skuteczną ochronę informacji. Do przeszkód, na które możemy się natknąć, próbując wytworzyć takie korzystne środowisko, zaliczyć można:
1. Brak wystarczającego miejsca
Przechowywanie dokumentów w firmie to konieczność wygospodarowania przestrzeni na regały i szafy. Ilość akt będzie z czasem rosnąć i zmieszczenie wszystkich we własnej siedzibie w wielu przypadkach może stać się sporym problemem.
2. Brak funduszy na nowoczesne zabezpieczenia
Na rynku spotkamy się z zaawansowanymi systemami, które są w stanie sprawić, że przechowywanie dokumentów i akt w firmie będzie bezpieczne. Niestety są one dość kosztowne, toteż przedsiębiorstwa mogą nie być w stanie lub po prostu nie chcieć ponosić takich wydatków.
Przechowywanie dokumentów a RODO – pomoc specjalistów
ProArchiv i inne profesjonalne firmy, działające w tej branży, doskonale orientują się w przepisach krajowych i europejskich. W rezultacie przechowywanie dokumentów pracowniczych, księgowych i innych firmowych akt przebiega według ścisłych procedur. Przedsiębiorca może więc czuć się bezpiecznie i mieć pewność, że nie będzie musiał borykać się z konsekwencjami wycieku danych.
Źródło: https://proarchiv.pl/
