Gromadzenie dokumentów to zupełnie naturalne dla każdego kto prowadzi działalność gospodarczą. Z czasem może się jednak okazać, że ilość zgromadzonych dokumentów jest bardzo duża i tym samym pojawia się pytanie o to jak powinno się realizować niszczenie dokumentacji. Czy istnieją w związku z tym określone wymagania, a jeśli tak to jak powinno przebiegać niszczenie dokumentów by spełniać wymogi stawiane w tym zakresie przez prawo.
Ochrona danych osobowych
Największe obostrzenia dotyczyć będą tych dokumentów, w których gromadzone są dane osobowe. To z tymi dokumentami należy się w odpowiedni sposób obchodzić pamiętając o tym, że istnieją pewne wymogi stawiane przez prawo, które musimy mieć na uwadze, gdy przeprowadza się niszczenie dokumentacji. Wymaga to właściwego podejścia do takiego procesu oraz dostępu do urządzeń, które umożliwią zniszczenie dokumentów w taki sposób, że te nie będą mogły trafić w niepowołane ręce i nikt nie będzie mógł się zapoznać z informacjami jakie tam będą zgromadzone.
Obsługa zewnętrznych firm przy niszczeniu dokumentów
Coraz bardziej popularnym rozwiązaniem jest sytuacja, w której niszczenie akt realizowane jest przez zewnętrzne podmioty, które posiadają w tym zakresie odpowiednie doświadczenie oraz mają do dyspozycji sprzęt, który sprawi, że niszczenie dokumentacji zostanie przeprowadzone w pełni profesjonalny sposób przy uwzględnieniu potrzeb klienta. Doświadczona firma, która realizuje tego typu usługi zadba o takie kwestie jak:
- zabezpieczenie danych osobowych,
- niszczenie w stopniu uniemożliwiającym odczytanie dokumentów,
- właściwie przeprowadzony proces utylizacji zniszczonych dokumentów.
Trzeba mieć świadomość, że samo zniszczenie dokumentów to tylko początek. Trzeba również zadbać o to, by zarówno w procesie niszczenia dokumentów zabezpieczyć dane osobowe, a jednocześnie po zakończonym procesie postarać się także o utylizacje odpadów, które powstaną przy niszczeniu dokumentacji.
Jaki okres przechowywania dokumentów?
Nim będzie można przeprowadzić niszczenie dokumentacji trzeba pamiętać o tym, że konieczne będzie wcześniejsze jej zabezpieczenie i przechowywanie przez określony czas. W zależności od charakteru dokumentów ten czas przechowywania może być różny, dlatego warto mieć tego świadomość. Dokumenty podatkowe, rozliczeniowe co do zasady należy przechowywać przez pięć lat. Jeśli w grę wchodzą dokumenty dotyczące akt osobowych pracowników ten okres może się przedłużyć w skrajnych sytuacjach nawet do 50 lat. Istnieją także dokumenty medyczne i w tym przypadku, gdy w grę wchodzi niszczenie dokumentacji medycznej będzie można tego dokonać po 20 latach przechowywania.
Trzeba więc mieć świadomość, że proces niszczenia dokumentów z jednej strony powinien być realizowany w odpowiedni sposób, z drugiej strony trzeba jednak mieć świadomość, że ważne są także okresy, w których takie dokumenty muszą być przechowywane. Dlatego przedsiębiorca powinien mieć tego świadomość, by wiedzieć w którym momencie konkretne dokumenty mogą zostać przekazane do utylizacji.
Na podstawie informacji z: https://www.rhenus-data.pl/
