Dlaczego niszczenie dokumentacji w firmie jest aż tak ważne? Żyjemy w czasach, kiedy ochrona danych osobowych ma ogromne znaczenie. Dane osobowe są nie tylko gromadzone, przetwarzane oraz przechowywane. Kiedy nie są już potrzebne, powinny być usuwane. Dlaczego ważne jest niszczenie dokumentacji? Jak przebiega proces niszczenia dokumentów?
Dlaczego należy przeprowadzać proces niszczenia dokumentacji w firmie?
Jednym z najważniejszych powodów, dla których dokumentacja w firmie musi być niszczona jest Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Za nieprzestrzeganie jego wymogów administrator (firma) może zostać obciążony naprawdę wysokimi karami. Drugim powodem jest to, że zarówno klienci, jak i pracownicy mają zaufanie do administratora danych. Dlatego, jeśli dojdzie do przecieku danych firma straci ich zaufanie.
Jak przebiega proces niszczenia dokumentów firmowych?
Niszczenie dokumentów firmowych powinno odbywać się zgodnie z przepisami RODO. Pamiętaj o tym, że inaczej przebiega proces niszczenia akt osobowych niż w przypadku danych pozyskanych elektronicznie oraz papierowo. Niezależnie od tego, w jaki sposób zebrałeś dane klientów oraz pracowników powinieneś je usunąć trwale oraz tak, aby niemożliwe było odzyskanie danych oraz ponowne użycie.
Wykorzystanie niszczarki do niszczenia akt zgodnie z rodo może nie okazać się skutecznym. Dlatego, że niszczarka niszcząc papierową dokumentację, przecina ją na małe, drobne paseczki. Znacznie lepszym rozwiązaniem może okazać się zlecenie tego profesjonalnej firmie np. Destroy.pl. Firma proces niszczenia zapisuje na nośniku, sporządza z niego protokół, a po jego zakończeniu wydaje certyfikat.
Jakie czynności obejmuje bezpieczne niszczenie dokumentacji?
Skuteczne niszczenie dokumentacji obejmuje utylizowanie danych zebranych w formie papierowej, a jeśli znajdują się one na nośnikach to także niszczenie ich. Do nośników wymienionych w przepisach RODO należą:
- Płyty CD,
- Płyty DVD,
- Dyski (m.in. USB).
Do czynności, które obejmuje niszczenie dokumentów należą:
- Odbiór dokumentów – najpierw odbierane są dokumenty, a następnie pakowane do specjalnych pojemników.
- Plombowanie pojemników z dokumentami
- Transport dokumentów – następnie akta są przewożone do siedziby firmy, w której mają być niszczone
- Niszczenie dokumentów przy użyciu specjalistycznych narzędzi oraz nagranie całego procesu na nośnikach.
- Przygotowanie protokołu oraz certyfikatu dla klienta
Bezpieczne niszczenie dokumentów jest jednym z najważniejszych procesów w firmie. Konieczne jest przeprowadzanie skutecznego niszczenia dokumentacji dla przestrzegania przepisów RODO.
