Jedną z ważniejszych rzeczy w firmie jest dobra organizacja dokumentacji. Szczególnie jest to istotne w przypadku dużych przedsiębiorstw, gdzie zatrudnia się wielu ludzi i współpracuje z najróżniejszymi podmiotami. W takich firmach nie można dopuścić do powstania bałaganu w papierach. Nie chodzi tutaj jedynie o organizację dokumentów, lecz także o kwestie prawne. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych reguluje to, ile czasu dany dokument może być przechowywany. Z tego właśnie powodu warto dowiedzieć się jak powinno wyglądać odpowiednie przechowywanie dokumentów i ich utylizacja.
Sposoby na przechowywanie dokumentów firmowych
Przechowywanie dokumentów firmowych może przybierać różną formę. Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na zakup specjalnych szaf i pojemników na akta. Przechowywanie dokumentów firmowych w ten sposób jednak nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem. Niektórzy wybierają zatem usługi profesjonalnych archiwistów.
Przechowywanie dokumentów księgowych u innej firmy
Istnieją specjalne podmioty, które oferują przechowywanie dokumentów, akt i danych osobowych. Jest to rozwiązanie, które niesie za sobą szereg zalet. Można wyróżnić tutaj np.:
- zwiększone bezpieczeństwo dokumentów dzięki specjalnym systemom ochrony,
- łatwy dostęp do dokumentacji (w wersji papierowej i online),
- uproszczona ewentualna przeprowadzka firmy,
- przechowywanie dokumentów osobowych z zachowaniem najważniejszych założeń RODO.
Jak wyglądają kwestie bezpieczeństwa w przypadku korzystania z pomocy archiwistów?
Usługi przechowywania dokumentów to bardzo popularne rozwiązanie, do którego przekonuje się coraz więcej przedsiębiorców. Dokumentacja jest chroniona dzięki nowoczesnym systemom ochrony takich jak specjalny monitoring i alarmy. Dodatkowo przez 24 godziny na dobę archiwum znajduje się pod ochroną personelu. Dokumentacja jest przewożona na miejsce przy pomocy specjalnych konwojów. Każdy z samochodów posiada wbudowany system GPS, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo.
Łatwy dostęp do ewentualnej utylizacji
Przechowywanie dokumentów to bardzo istotna sprawa, jednakże nie można zapomnieć o odpowiedniej utylizacji. Firmy, które archiwizują dokumenty zazwyczaj są wyposażone w specjalne przemysłowe niszczarki. Jest to dobre rozwiązanie z racji na to, że niektóre dokumenty mają określony czas archiwizacji. Mowa tutaj, chociażby o rachunkach czy aktach z danymi osobowymi. Specjalistyczny sprzęt do niszczenia daje 100% pewności, że dokument nie zostanie odtworzony.
Źródło: https://www.destroy.pl/
