Dane osobowe stanowią podstawę zawierania jakichkolwiek umów. Tyczy się to przede wszystkim przedsiębiorstw, które bazują na fachowej obsłudze wielu różnorodnych klientów. W jaki sposób zutylizować je w postaci dokumentów? Eksperci odpowiadają.
Niszczenie dokumentów – dlaczego jest tak ważne w firmie?
Niszczenie dokumentów jest bardzo ważnym elementem funkcjonowania firmy. Jest to związane między innymi z ochroną, którą gwarantuje RODO. W ten sposób klienci mogą mieć pewność, że ich dane osobowe są odpowiednio chronione.
Firmy muszą decydować się na niszczenie dokumentów również ze względu na archiwa. Po pewnym czasie, zazwyczaj 5 lat, niektóre dokumenty należy usunąć tak, aby zrobić miejsce dla nowych. Będą to między inni faktury rozliczeniowe.
Niszczenie dokumentów RODO sprawia również, że można zyskać wiele korzyści organizacyjnych oraz prawnych. Będzie to między innymi:
- Brak problemów ze strony prawa
- Zyskanie zaufania wśród klientów
- Sprawne sortowanie umów w firmie
Kto powinien wykonać niszczenie dokumentów?
Niszczenie dokumentów powinno być przeprowadzone przez osoby, które posiadają odpowiednie kompetencje. Tylko wtedy można będzie mówić o procesie, który wykonany jest w taki sposób, aby zachować zasady prawne.
Zazwyczaj niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe jest przeprowadzane przez zewnętrzne firmy. Daje to możliwość między innymi uzyskania odpowiedniego zaświadczenia, że wszystkie umowy zostały zutylizowane zgodnie z prawem.
Takie niszczenie danych osobowych nie ogranicza się jedynie do umów papierowych. Będą to również:
- Dyski twarde
- Nośniki danych
- Internetowe archiwa
- Produkty marketingowe
Wszystkie te elementy wymagają zastosowania odpowiednich urządzeń do utylizacji.
Niszczenie akt zgodnie z RODO – dla kogo jest?
Niszczenie akt zgodnie z RODO dedykowany jest przede wszystkim przedsiębiorcom, którzy chcą poczuć się bezpiecznie. W ten sposób mogą liczyć na kompleksowe wsparcie ze strony profesjonalistów, którzy dbają o przeprowadzanie tego procesy zgodnie z prawem.
Każdy przedsiębiorca niezależnie od branży, może skorzystać z takiej usługi. Warto jednak szczególnie zaznaczyć potencjał takiego niszczenia w biurach. To właśnie tam znajduje się największa ilość materiałów, które gromadzone są w tak zwanej bazie danych.
W ten sposób można trwale usunąć z niej jakiekolwiek dokumenty zawierające dane wrażliwe. Będzie to między innymi imię, nazwisko, numer telefonu oraz adres klienta.
